Hybride Veranstaltung: So gelingt Ihr Event
- Tagungen
Durch die pandemiebedingten Schutzmaßnahmen konnten viele Events in ihrer ursprünglich geplanten Form nicht mehr stattfinden. Alternative Konzepte waren und sind nach wie vor sehr gefragt. Dazu gehört allen voran die hybride Veranstaltung. Doch was ist das eigentlich genau? Und worauf sollte man achten? Wir haben darüber mit Fabian Zöckler, Projektleiter bei der ZPG – Productions & Eventservice GmbH und Experte für die Veranstaltungstechnik im Tagungsbereich gesprochen.
Was ist eine hybride Veranstaltung?
„Eine hybride Veranstaltung ist eine klassische Präsenzveranstaltung, überwiegend aus dem Tagungsbereich, bei der die Teilnehmerzahl durch gleichzeitige Übertragung ins Internet erweitert wird“, sagt Zöckler. Das heißt, ein Teil der Tagungsgäste ist persönlich anwesend, während der andere Teil über das Internet live zusieht. Im weiteren Sinne spricht man auch von einem hybriden Event, wenn alle Gäste persönlich anwesend sind und nur der Experte oder Keynote-Speaker über das Internet hinzugeschaltet wird. „Wenn Sie Ihr Event lediglich an ein Online-Publikum streamen, zum Beispiel über die Live-Video-Funktion auf Facebook oder Instagram, handelt es sich jedoch nicht um ein hybrides Event, sondern um einen Live-Stream„, erklärt Zöckler.
Auf was muss ich bei einem hybriden Event achten?
„Grundlegende Voraussetzung für eine hybride Veranstaltung ist eine einwandfrei funktionierende Technik. Im Vergleich zu einer klassischen Präsenzveranstaltung gewinnt dieser Teil enorm an Bedeutung“, warnt Zöckler. „Die technische Infrastruktur, insbesondere die Stabilität und Leistungsfähigkeit der Internetverbindung, muss sichergestellt werden„, sagt der Experte. Sollte das Hotel nicht selbst über Fachwissen in diesem Bereich verfügen, empfiehlt er eine Beratung durch einen externen Fachbetrieb, der die Gegebenheiten vor Ort prüft und das hybride Event begleitet.
Daneben ist es auch wichtig, dass Moderator sowie Redner darauf achten, auf beide Publikumsbereiche gleichermaßen einzugehen – sowohl auf das Online-, als auch auf das Präsenzpublikum. „Gleichzeitig können Sie mit einer eingebetteten Social Wall oder einem Chat eine Plattform für die Beiträge und Fragen der Community schaffen“, sagt Zöckler. Achten Sie darauf, dass diese dann auch beantwortet werden, zum Beispiel durch einen separaten Chat-Moderator.
Auch das Teilnehmermanagement spielt eine bedeutende Rolle, denn die virtuellen Gäste benötigen andere Informationen als die Teilnehmer vor Ort. Letztere brauchen zum Beispiel Informationen zur Anreise oder zu den Schutzmaßnahmen im Veranstaltungsraum. Die Online-Teilnehmer sollten dagegen rechtzeitig Details zu den technischen Voraussetzungen sowie dem Teilnahmeprozess erhalten.
Gehen Sie bitte nicht davon aus, dass alle virtuellen Gäste mit der Technik vertraut sind. Seien Sie darauf vorbereitet, Hilfestellung anbieten zu können.
Fabian Zöckler
Welche Vorteile bietet eine hybride Veranstaltung?
Der wohl größte Vorteil einer hybriden Veranstaltung ist, dass auch Gäste teilnehmen, die nicht persönlich vor Ort anwesend sein können – sei es aus zeitlichen, ökologischen oder andersartigen Gründen. Gleichzeitig können gefragte Referenten oder Experten dazugeschaltet werden, die sonst aufgrund eines zu vollen Terminkalenders abgesagt hätten.
Daneben besteht die Möglichkeit, das komplette Event oder auch nur Teile davon aufzunehmen und im Nachgang einem weiteren Personenkreis zur Verfügung zu stellen. So können Sie mit einer hybriden Veranstaltung Teilnehmerzahl sowie Reichweite erhöhen und gleichzeitig die Kosten minimieren.
Mehr Infos in unserem Webinar
Sie wollen noch mehr Infos zum Thema hybride Events? Sie sind auf der Suche nach konkreten Tipps aus der Praxis? Dann laden Sie sich die kostenfreie Aufzeichnungs unseres Webinars „Hybride Events“ mit Experte Fabin Zöckler, Geschäftsführer von ZPG – Production und Eventservice GmbH, herunter. Hier geht´s zum Download des Webinars.
